24 марта в Тольятти в УСК Олимп в рамках международной туристической выставки-форума «TravelExpo-2015» состоялся круглый стол «Представление о структуре и процессах при подготовке к ЧМ-2018» . Приоткрыл занавесу тайны о том, как проходит организация работы при подготовке к ЧМ-2018, генеральный директор АНО «Дирекция города-организатора Самары по подготовке и проведению в 2018 году чемпионата мира по футболу», 2010-2014 — генеральный менеджер АНО «Оргкомитет «Сочи-2014», Master of Business Administration, управляющий партнер AVL Consulting Артур Лактюхин:
Штаб по подготовке к ЧМ-2018 работает по жесткому регламенту, с которым можно ознакомиться:
— Регулярные заседания проходят раз в две недели. На штабе присутствуют те лица, которые являются членами оргкомитета. На штаб приглашаются не все, а только те руководители, чьи вопросы решаются. Это сделано для того, чтобы сэкономить время и не собирать на совещании людей, которые не задействованы в решении вопросов. Есть приглашенные участники, которые приходят для того, чтобы передать информацию, но они не являются членами штаба.
— Возможно проведение внепланового заседания штаба, они организуются за три дня. По решению руководителя штаба и по инициативе любого члена штаба
Работа штаба возложена на дирекцию ЧМ-2018. Дирекция готовит повестку дня, согласовывает ее с членами штаба, с руководителями, готовит протоколы. Дирекция контролирует реализацию поручений.
— Есть возможность создания экстренных совещаний. Они собираются по решению руководителя штаба, но подобные встречи проводятся только по факту получения информации о критических угрозах подготовки ЧМ.
Повестка дня готовится секретарем штаба. Его обязанность обеспечение бесперебойной работы штаба. Предложения отправляются на имя руководителя штаба и на имя директора 2018.
Основная наша задача, чтобы город не встал в ситуацию, когда ФИФА предъявляет обязательства, а мы не в состоянии их удовлетворить.
Вторая задача, чтобы все желания оргкомитета не прекратились в обязательства города. Город тоже хочет снизить нагрузку на себя и одна из задач — это не сделать бесплатно больше того, что мы обязаны.
Мы выделили обязательства из всех документов, по состоянию на сегодняшний день у нас 506 обязательств, это пункты различные из документов, которые мы обязаны выполнять. Сейчас идет процесс согласования и закрепления конкретных ответственных органов за выполнение каждого обязательства. Чтобы за каждый пункт отвечало определенное лицо.
Следующий шаг — поручение ответственным лицам планов по выполнению обязательств. По основным планам они уже получены. Далее согласовывается комплексный план по подготовке Самарской области.
Сейчас в планах, которые близки к реализации — создание офиса дирекции 2018, создание общей площадки, где будет конференц-зал, переговорные комнаты.
Также задача – это консультация участников при подготовке к ЧМ-2018, информационный обмен.
